Por: Rebeca Moreno Arrieta

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21 Ago, 2015

Toda compañía basa su operación diaria en un conjunto de reglas de negocio y empresariales. Según el Business Rule Group, una regla de negocio es una declaración que define o restringe algún aspecto del negocio. Dichas reglas en ocasiones están disfrazadas en decisiones tomadas por alguna persona o en una o varias aplicaciones que se utilizan en el día a día. Un administrador de reglas de negocio (BRMS por sus siglas en inglés), permite a las políticas y a las decisiones de negocio ser definidas, administradas y mantenidas de forma separada a las aplicaciones core de la organización.

Para entender mejor el porqué de la importancia de las reglas de negocio, podemos ponerlas en función de nuestro organismo. Podemos definir que los procesos de nuestra organización son nuestro sistema nervioso. Transporta información (documentos) de los órganos (departamentos) al cerebro, para que éste pueda tomar las decisiones respectivas (reglas de negocio). Por lo que se puede decir que un administrador de reglas (BRMS) es el cerebro que le dice a nuestro cuerpo qué acciones tomar, dependiendo de las variables del ambiente que ha recibido a través del sistema nervioso (procesos).

Cuando nuestro cerebro no está funcionando de manera correcta, nuestro cuerpo no puede funcionar como se espera. Lo mismo sucede en una organización si la toma de decisiones no está funcionando de la manera correcta, el negocio puede prosperar como se requiere.

Si ya entendemos la importancia de la toma de decisiones en nuestra organización, el siguiente paso es la administración de éstas. Cuando administramos nuestras reglas le permitimos a nuestra organización:

  • Centralizar la toma de decisiones.
  • Administrar la toma de decisiones sin necesidad de TI.
  • Tomar decisiones preventivas.

 ¿Qué pasaría si en distintas partes de nuestro cuerpo tuviéramos mini cerebros que le indiquen a cada órgano qué hacer? Probablemente las acciones se tomarían de una manera más lenta, esperando que el nervio correcto llegue al cerebro correcto y posiblemente tendríamos mini cerebros con funcionalidades muy parecidas. Esto mismo sucede en las organizaciones cuando las decisiones no están centralizadas y se tienen embebidas en las aplicaciones. La duplicidad de reglas es constante y en ocasiones poco coherentes. Cuando tenemos un administrador centralizado de reglas, todas las decisiones se toman de la misma manera, cuando se tienen los mismos parámetros, independientemente de la aplicación que la consulte.

Las decisiones de las organizaciones no siempre son tomadas por aplicaciones. Muchas de éstas son tomadas por personas con años de experiencia, lo que las hace casi indispensables en la organización. Ningún negocio se puede detener por la ausencia de una persona, pero a la hora de enfrentarla, la curva de aprendizaje puede llegar a ser costosa en términos de tiempo y dinero. Con un administrador de reglas de negocio, el conocimiento no estaría centralizado en una persona con experiencia, sino en un motor de reglas que reúne los años de experiencia en uno, permitiendo el traspaso de conocimiento.

Al igual que el cuerpo humano, los negocios son cambiantes. No tenemos las mismas necesidades a los 2 meses que a los 10 años, nuestro cerebro va cambiando sus acciones a través del paso del tiempo. ¿Qué pasaría si con cada cambio en nuestro cuerpo ocupáramos un doctor que le diga al cerebro cómo debe funcionar a partir de ahora?

No sería una vida factible. Toda administración de reglas debe de ser flexible, debe permitir el cambio de los parámetros de estas decisiones, conforme el negocio vaya creciendo, sin necesidad de las personas de TI. Como su nombre lo indica, las reglas de negocio, deben ser administradas por el personal de negocio, que vela por el correcto funcionamiento del negocio como un todo. Nuestro cerebro no sólo nos permite tomar decisiones basadas en las respuestas de nuestros órganos, también toma decisiones preventivas basadas en los estímulos del medio ambiente. Por ejemplo, al sentir el calor de una cocina, inmediatamente retiramos la mano.

Las organizaciones ocupan eso, tomar decisiones basadas en eventos preventivos para evitar quemaduras.

Los administradores de reglas de negocio nos permiten tomar decisiones basadas en eventos que están sucediendo en la organización, ya sea una transacción de dinero sospechosa o que el mayor accionista se retira. Detectar a tiempo esos movimientos en el ambiente del negocio, puede evitar quemaduras que dejen cicatrices costosas.

¿Estamos administrando las desiciones de la manera correcta?

Si se han tenido problemas para cambiar las decisiones en las aplicaciones, si se toman decisiones en diferentes aplicaciones con diferentes sistemas de decisiones, posiblemente la respuesta es no.

Si se requiere del personal de TI para realizar cambios en la respuesta de la decisión, o peor aún, no se sabe de dónde se están tomando las decisiones del negocio, la respuesta es no.

¿Qué hago ahora? ¿Cómo inicio la administración?

Para lograr una exitosa implementación de un BMRS se debe empezar por descubrir esos puntos del proceso que disparan la toma de decisiones y el porqué. Una vez identificados los puntos en que se disparan las decisiones, se debe determinar qué tan cambiante es cada una de las reglas de negocio.

¿Son reglas que están cambiando constantemente con el crecimiento de la organización? o ¿son decisiones casi estáticas? Son aquellas reglas cambiantes, esas que determinan el camino del negocio, las que dan el valor de un administrador de reglas de negocio.

Una vez identificadas todas las reglas de negocio vitales, es importante determinar las personas clave en la organización en la toma de decisiones de las diferentes áreas, para lograr la centralización de la información. Con el fin de obtener una administración de reglas exitosa es necesaria la comunicación y colaboración de cada área de conocimiento de la organización, obteniendo así la centralización de todas las decisiones de negocio.

Independientemente del negocio en que se esté o del tipo de servicio que se preste, es importante tener presente cómo se están tomando las decisiones del día a día. De ninguna forma dejaríamos a nuestro cuerpo sin el cerebro. ¿Por qué hacer lo mismo con nuestra organización?


Edición #63

Business transformation Edicion #63

Contenido

  • Programa GBM Education Technology (GET)
  • Power 8 instalado en sistema financiero de Honduras
  • GBM Informe Social-Ambiental
  • GBM completa adquisición de LatCapital
  • Business Transformation: Una revolución en TI
  • Cobertura especial
  • ¿Cómo recuperarse en la Nube?
  • Convirtiendo los datos en un activo estratégico
  • Rediseñando la empresa y el internet of things
  • Cinco pasos para obtener visibilidad operativa
  • ¿Estamos administrando las decisiones de la manera correcta?
  • Predecir o perecer
  • Outsourcing: ¿una estrategia de innovación o moda?
  • Liderazgo de TI en el mundo digital: retos y oportunidades
  • Crowdfunding: dinero para los emprendedores e innovadores
  • Big Data ya no está limitado a las grandes empresas
  • Geek