Por: Carol Chaves y Manuel Solano

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23 Dic, 2015

Fiel a su estilo de liderazgo en la industria y a un constante proceso de cambio en búsqueda de la excelencia, GBM ha decidido llevar a cabo una nueva transformación que involucra una estandarización y restructuración de sus procesos operativos para determinar cuáles son actualmente sus mayores virtudes como proveedor de servicios e igualmente cuáles son sus mayores dolores; su idea final, el alineamiento del personal, procesos y herramientas que permitan un negocio más eficiente.

Este escenario de evolución, sin importar la compañía e industria, se encuentra por lo general con un problema recurrente, y es el divorcio en cierto nivel que existe entre la plataforma tecnológica y los objetivos y estrategias propias del negocio, sumándose además la complicada interacción de los perfiles propios en las áreas de TI y del negocio, y su no tan claro canal de comunicación. Es precisamente para enfrentar este reto que surge la disciplina denominada Gestión de Procesos de Negocio o BPM por sus siglas en inglés1 , la cual se define como una forma de gestión que tiene como objetivo cubrir esta área gris de las empresas por medio de una orquestación adecuada de las tareas necesarias para mejorar tanto la eficiencia como eficacia de los negocios; la idea es optimizar los procesos de negocio2 de la organización y finalmente virar hacia una operación administrada por procesos y no enfocarse en la gestión funcional3. 

Antecedentes

Antecedido por una transformación tecnológica para utilizar sistemas líderes de mercado en cuanto a la gestión de negocio y clientes, nuestra compañía enfrenta el desafío de la estandarización que lleva no solo al cambio de plataformas sino de la misma forma de hacer negocios. La adopción de IBM BPM ha sido la alternativa seleccionada por parte de nuestra dirección como plataforma para soporte a la administración de sus procesos, bajo un esquema de inclusión gradual por el impacto en la organización y la transformación cultural que implica la promesa de un negocio más eficiente y la orquestación adecuada de procesos que permita la colaboración de personas y herramientas para un manejo efectivo de las operaciones.

La implantación de la nueva plataforma de gestión lleva consigo un plan de implementación por etapas, iniciando como se recomienda por procesos de bajo esfuerzo y alto impacto para introducir la tecnología y metodología sin que se medie la complejidad del negocio. Esto, además, permite visualizar el valor en el corto plazo y da un espacio de mayor apertura por todos aquellos que de una u otra forma participan en el proceso. A estas primeras implementaciones es a lo que se llama “Quick Win Pilot5”.

Actualmente, se ha realizado la primera implementación y se inician los primeros pasos de ejecución, y es necesario continuar con el ciclo de transformación y adopción BPM; esta vez, buscando procesos de mayor complejidad e impacto en el negocio.

¿Por qué BPM en GBM? 

El primer movimiento de transformación fue la adquisición e implantación de la plataforma SAP, la cual es un sistema de gestión de recursos empresariales o ERP6. Este software permite que clientes y colaboradores interactúen a través de varios módulos de negocios con el objetivo de completar las operaciones funcionales, centralizando además los datos que se requieren para obtener información y tomar el pulso de las bases del negocio en temas varios como:

  • La operación diaria
  • Las finanzas
  • El manejo del capital humano
  • La cadena de suministros y el manejo de inventarios

 Bajo este “ecosistema”, un conjunto de módulos colaboran entre sí y son capaces de soportar las operaciones de casi cualquier compañía, claro está con algunas adaptaciones pues no existen las “recetas mágicas”. A manera de ejemplo, se puede construir un enlace entre los módulos de finanzas y recursos humanos permitiendo que una partida destinada a Capital Humano sea inmediatamente reflejada en la parte financiera.

Los beneficios en la implantación de SAP sobresalen por su cuenta, permite tomar ventaja de conocimiento específico de industria, implantar mejores prácticas y llevar a cabo la estandarización de transacciones, así como un mejor gobierno financiero a nivel corporativo. Sin embargo, existen áreas donde un sistema como SAP no resuelve completamente, a pesar de su aporte centralizado de información. Tómese como ejercicio contestar qué sucede cuando las empresas se preguntan con respecto a su operación diaria:

  • ¿Cómo conocer rápidamente el estado de un proceso clave?
  • ¿Cómo asegurar que el proceso adoptado es ejecutado de la manera establecida?
  • ¿Cómo obtener visibilidad en tiempo real de la operación de las transacciones en SAP?
  • ¿Cómo detectar cuellos de botella que afectan al negocio?
  • ¿Cómo redireccionar trabajo a personal calificado para casos que lo ameriten?
  • ¿Cómo distribuir de una manera eficiente las cargas de trabajo?
  • ¿Dónde se deben realizar cambios en el proceso para mejorar la eficiencia?

Es claro que hay ciertos elementos en el manejo del negocio que no pueden ser del todo cubiertos con estas plataformas o bien son altamente costosos de implementar, como por ejemplo:

  • Claridad en la relación del proceso productivo y la captura de información.
  • Identificación de “cuellos de botella” que retrasan la producción.
  • Visibilidad operativa en tiempo real.
  • Adaptación rápida y de bajo costo de las herramientas en respuesta a los cambios de industria.

 En el caso específico de SAP, tratar de cubrir estos temas podría llevar a mayores dificultades debido a aspectos o características como:

  • La documentación es estática y no refleja cómo el proceso realmente se ejecuta.
  • Es necesaria mucha personalización, y por tanto los tiempos de respuesta y los costos no son los óptimos.
  • Los procesos en SAP necesitan de alto entrenamiento para ser ejecutados.
  • Tomando en cuenta los puntos anteriores se dificulta, cuando se requiere, migrar a nuevas versiones.

 La visión actual de la Gestión por Procesos requiere de plataformas flexibles que puedan adaptarse rápidamente a las necesidades de los clientes, rompiendo con la visión de silos organizacionales en donde cada departamento de una compañía es el dueño de sus procesos y por tanto define los módulos de los sistemas para su operación, colocando requerimientos sin considerar al cliente final.

Los procesos se vuelven transversales a las organizaciones, los departamentos deben trabajar coordinados asumiendo los roles de proceso correspondientes de manera que se puedan producir los insumos adecuados en cada paso del proceso para generar valor al cliente final, eliminando el desperdicio y la variabilidad en las operaciones.

Es aquí donde BPM entra de forma disruptiva a complementar y transformar la forma de operar de las compañías, dentro de un ciclo de mejora continua permitiendo:

  • Un entendimiento común entre negocio, operaciones y tecnología, alrededor de los procesos de negocio.
  • Un medio para facilitar la ejecución de la operación del negocio.
  • Una forma de obtener visibilidad operativa de principio a fin de los procesos en tiempo real.
  • Un orquestador de recursos guiando en la ejecución de los procesos a las personas y los sistemas.

 Más allá de BPM

Es importante dejar claro que BPM no pretende de ninguna forma suplantar el trabajo de los sistemas corporativos, todo lo contrario, su idea es promover el uso adecuado y eficiente a través de una gestión preparada para el cambio y orientada al proceso y las personas que se ven involucradas en un esquema de mejora continua. Dicho esto, imaginemos por un momento a BPM y SAP como medios de transporte, donde SAP es como el ferrocarril que permite movilizar de manera eficiente, masiva, optimizada y rápida las cargas que soportan el negocio de un punto A a un punto B, pero que se limita a una ruta y le es muy difícil y costosa variarla, y por tanto cuando es necesaria la extensión a menor escala y a puntos muy específicos de distribución es necesario la utilización de otros medios como camiones de reparto los cuales son más flexibles, ágiles y de menor costo para completar los envíos, esto es el BPM.

BPM no es solo un producto informático, es una transformación empresarial, y depende de algunos factores críticos de éxito que son necesarios recalcar y mantener de frente en todo momento:

  • Definición de una estrategia de implementación de los procesos y no perder de vista el objetivo.
  • Gestión del cambio para tener a la gente correcta con la actitud adecuada en el momento preciso y con el mismo sentido de urgencia.
  • Personal técnico y funcional con amplio conocimiento participando de los proyectos.
  • Seguir fielmente la metodología elegida.

Con BPM apoyando una transformación de negocio que mejora la eficacia y eficiencia de sus procesos y operaciones GBM busca ser una empresa relevante de la mano de las tecnologías liderando la industria.

SOA el aliado de BPM, conectividad y comunicación

Si bien BPM se define como un movimiento de transformación cultural, donde la orientación al proceso y el trabajo conjunto entre negocio y tecnología son claves, tiene como tangible una plataforma de gestión que ayuda a su adopción, y como se ha mencionado en el caso de GBM la selección ha sido IBM BPM. Entonces, conociendo que existe un ERP provisto por SAP y plataforma de gestión BPM provista por IBM, ¿Cómo ambos mundos se comunican?

Utilizando nuevamente la analogía de transporte, podemos preguntarnos ¿Cómo las cargas que lleva el tren se transportan a los camiones para la distribución final y viceversa? ¿Cuál es el punto de encuentro? ¿Cómo funciona?

La respuesta es a través de un conjunto de estrategias de comunicación utilizando un patrón de arquitectura SOA7 llamado BUS de Integración, el cual puede entenderse como el punto de encuentro de los medios de transporte y finalmente en donde se administran y definen las políticas de manejo de las cargas, permitiendo que las cargas lleguen a su destino. Concretamente, puede entenderse como la estación central para que los medios de transporte con objetivos específicos como trenes y camiones puedan interactuar y complementarse de manera ordenada

SOA y sus beneficios son material de un artículo por su cuenta, se menciona brevemente para resaltar el movimiento complementario que provee estos tipos de proyectos y que permiten robustecer las condiciones de trabajo del negocio, puntualmente permitiéndole a GBM contar ahora con una plataforma de trabajo para la integración de sistemas (no exclusiva de SAP y BPM) y que puede mejorar en muchos proyectos de tecnologías de información, es por tanto un punto alto a resaltar, pues permite contar con una nueva alternativa de trabajo para que exista un “sistema de transporte público” coordinado y eficiente más allá de solo el tren y los camiones en beneficio de los ciudadanos.


Edición #64

Business transformation Edicion #64

Contenido

  • Ponga su negocio en movimiento, sea una empresa móvil
  • Cómo matar 8 dragones de una implementación ERP
  • Nuevos: SAP SimpleLogistics y SimpleFinance
  • Infrastructure Experts
  • En búsqueda de una transformación relevante
  • Transformando su negocio por medio del desarrollo de software
  • Key Performance Indicators
  • ¿Cómo seleccionar un buen aliado en servicios gestionados?
  • ¿Cuán segura es su pequeña o mediana empresa?
  • SmartNet Total Care
  • LENOVO XClarity
  • Geek