Por: César Díaz

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01 Jun, 2016

“En Latinoamérica, tan solo 3 de cada 100 proyectos de TI, contemplan dentro de su alcance los ajustes organizacionales necesarios para sacar el máximo provecho a la nueva funcionalidad.”  FUENTE: Metodología RECH orientada a proyectos de TI.

 

Toda solución tecnológica supone cambios en los procesos del negocio, y por ende en la organización. ¿Está usted seguro de que su organización está lista para hacer uso eficiente de las funcionalidades de la nueva tecnología?

Obviamente no solo es importante prestar atención al diseño de la nueva estructura, sino también en la “venta” a lo interno pero, ¿a qué paradigma nos estaremos enfrentando?

Conceptos del siglo XVII en las organizaciones en el siglo XXI

Los científicos en muchas diferentes disciplinas se están cuestionando si podemos explicar adecuadamente cómo funciona el universo utilizando imágenes mecánicas creadas en el siglo XVII. En un modelo mecánico, debemos entender las partes. A las cosas se les puede dividir, separar, disectar y, después, volver a armar, todo sin ninguna pérdida significativa. “Si comprendemos el funcionamiento de cada pieza, el todo puede ser comprendido”, ese es el supuesto.

Pero este modelo newtoniano se centra en las cosas más que en las relaciones, y se caracteriza por el reduccionismo y el materialismo. Así mismo, propicia la búsqueda de eficiencias locales, es decir, mientras los resultados de “mi pedazo” sean satisfactorios, los resultados globales tienen que ser también satisfactorios necesariamente. Error de supuesto. No sólo en las organizaciones se ha dado esta proliferación de las separaciones y la división en partes. Podría decirse que prácticamente todo en los últimos trescientos años ha sido víctima de ésta concepción.El conocimiento se partió en disciplinas y materias.

La ingeniería se volvió una preciada ciencia. En la psicología humanista, aún a las personas se les fragmentó, aconsejándoseles que usaran diferentes “partes” de sí mismas (sentimientos, mente lógica, instintos, intuiciones) en diferentes situaciones (familiar, laboral, personal, etcétera). Sin embargo, la tecnología de información, el Internet, la hiper-conectividad de nuestra sociedad actual han venido a echar por tierra buena parte de esos supuestos, pues ahora lo importante no son las partes, sino las interacciones que resulten del fluir de la información.

Un ejemplo concreto para una implantación SAP

En GBM, nuestra metodología está orientada a generar las recomendaciones organizacionales que se requieren de cara a la implantación de una solución tecnológica con SAP, para lo cual se tienen los siguientes cuatro grandes pasos en ese caso en particular:

1. Identificar actividades y actores por proceso.

El primer paso consiste en tomar el diseño descrito en los documentos Business Blue Prints (BBPs), que incluye los diagramas de proceso y su descripción, así como las consideraciones generales detalladas en dichos documentos, e interpretándolas para identificar en ellos las responsabilidades que deberán estar asignadas a cada rol organizacional específico. Con esta información se arma una matriz de responsabilidades por cada proceso contenido en los Business Blue Prints (BBPs), donde se mapean todos los roles organizacionales identificados en

2. Identificar roles & responsabilidades necesarios de cara a nueva funcionalidad de la solución tecnológica SAP.

Tomando como base la matriz de responsabilidades por proceso, se procede a consolidar todas las responsabilidades de cada rol organizacional. Esta matriz contiene para cada rol organizacional, las responsabilidades que deberá cumplir dentro del nuevo modelo de procesos resultante.

3. Efectuar cruce de funciones actuales versus funciones dentro del nuevo modelo derivado de la funcionalidad de la solución tecnológica SAP.

Una vez identificados los roles y responsabilidades requeridos dentro del nuevo modelo derivado de la funcionalidad a implementar, se procede a comparar estas responsabilidades contra la organización actual para identificar las brechas, traslapes y otras áreas de oportunidad organizacionales. Una brecha será cuando el nuevo modelo requiera una responsabilidad que actualmente no existe o no está claramente asignada a una organización, por lo que se requiere contar con una descripción formal y clara de dónde va a estar asignada. Un potencial traslape se presentará cuando una responsabilidad esté asignada en más de un área y se deba evaluar, si ello no implica duplicidad de funciones.

4. Elaborar propuesta de nueva estructura organizativa.

Utilizando las brechas y traslapes identificados en el paso anterior, se elaboraron una serie de recomendaciones de ajuste organizacionales que están orientados a resolver, dichos ajustes permitirán el mejor aprovechamiento del nuevo modelo derivado de la funcionalidad de la solución tecnológica SAP a implementar. ellos y se traducen o en responsabilidades que eventualmente podrán asociarse a un área en específico de la organización. En general esta matriz nos permite tener una vista integral por rol y responsabilidades que deberán ser “tripulados” en la estructura organizacional propuesta.

El ejemplo descrito, en general es aplicable también para otras soluciones de TI que incidan directa y masivamente, solo por el hecho de implantar una nueva solución tecnológica, no significa que nuestra estructura organizacional se va a ajustar automáticamente, y es necesario abordar activamente esa situación si es que queremos reducir significativamente el riesgo y tiempo de ajuste de las personas a la nueva tecnología. El Dr. Peter F. Drucker, con su aguda percepción sobre las organizaciones, lo expresó de la siguiente manera: “Hay un modo correcto de gerenciar a las personas o al menos debiera haberlo.

” Creo que es importante reconocer que la interconexión y el flujo de información adecuado entre las personas se han vuelto más relevante para el negocio, que el exigirle a cada quién que haga su parte “mecánicamente” sin pensar mucho en ello, y las organizaciones que acepten este concepto y se organicen en función de ello, serán aquellas mejor adaptadas para el cambiante y turbulento ambiente de negocios de hoy.


Edición #66

Business transformation Edicion #66

Contenido

  • Voluntariado  Corporativo
  • Computación Cognitiva para Dummies
  • La Organización Cognitiva
  • Security Systems
  • Desafíos de seguridad en la era de la movilidad
  • Innovación una experiencia “Gaudinesca”
  • Ser o no Ser Digital, ese es el Dilema
  • Transformación digital desde la perspectiva de la comunicación
  • Migración hacia plataformas digitales
  • Smart Management & Operations (Smart M&O)
  • Customer Success