Hoy en día. Con la explosión del Internet y de los procesadores que definen el poder computacional, muchas metodologías y procedimientos de trabajo observados en el mundo de los negocios han quedado extemporáneos u obsoletos

Las necesidades y requerimientos de información han evolucionado y, lo que hace una década era indispensable para manejar un negocio y tomar decisiones, hoy en día no pasa de ser un reporte más para los archivos. La evolución en las bases de datos, en el diseño y estructura de éstas en los aplicativos modernos, hacen posible que los sistemas gerenciales de información sean dinámicos, menos generalizados y más actuales.

Estos “adelantos” tecnológicos traen consigo su etiqueta de precio, y en la mayoría de los casos es tan alta que el crecimiento (léase upgrade) tecnológico se pone en un segundo plano y se aplaza, lo cual sacrifica la productividad de la empresa y al mismo tiempo las utilidades.

Es del conocimiento general que para mantenerse a flote hay que mantener los costos bajo control. Para generar utilidades estos costos deben, además de controlarse, ser manipulados de manera que puedan reducirse y al mismo tiempo incrementar la productividad individual y colectiva. Todo lo anterior es muy fácil ponerlo por escrito o vociferarlo en un forum; implementarlo es muy difícil y complicado.

La experiencia y conocimiento del mercado en que la empresa compite es un elemento básico. La habilidad de manejar y guiar a esta empresa por el camino apropiado es el complemento del éxito. Para poner en práctica este conocimiento se requiere de una estructura corporativa “ágil”. Ágil para tomar decisiones que corrijan el rumbo de la empresa, y más importante aún, ágil para tomar decisiones estratégicas que le permitan sobresalir entre las empresas del mismo género.

Esta “agilidad” es un término figurativo, que utilizó en este artículo para definir a aquella empresa que esté en la capacidad de evaluar su ejecución financiera u operativa en un lapso de tiempo tan estrecho que correcciones sucesivas pueden ocurrir en sucesión orientadas a maximizar los resultados.

Analicemos a manera de ejemplo a una empresa distribuidora de artículos de iluminación. Nuestros suplidores (fabricantes) en el exterior hacen cambios de precios según la fluctuación mundial en los precios de metales (cobre por ejemplo). Estos precios son notificados al distribuidor quince o treinta días antes de que el distribuidor haga sus pedidos y en algunos casos hasta sesenta días antes de que los productos con los precios nuevos entren al inventario. ¿Cuál es el indicador de agilidad del distribuidor? Primero y antes que nada, que sea capaz de digerir (léase procesar) la información enviada por el fabricante, y luego tomar acciones correctivas en los valores o precios ofrecidos a sus clientes.

Este tipo de acción es muy común en todas las empresas. La diferencia entre ellas es que tan rápido se ajusten al cambio. ¿Porqué es tan importante que este ajuste se efectué rápidamente?, muchas veces estos ajustes no hechos en el tiempo exacto, significa la diferencia entre utilidad o pérdida.

¿Cómo afecta la tecnología estos procesos de negocios? Muy sencillo, las comunicaciones disponibles hoy en día, permiten el interfaz y colaboración entre sistemas (fabricante y distribuidor), facilitando al mismo tiempo la interacción del usuario para completar el ciclo. Elementos adicionales, tales como los mencionados al inicio entran en juego y dependiendo de la manera en que se usen para interpretar los cambios expuestos, existirá una variante en los resultados.

Dicho esto, podemos resumir que los principios que una empresa debe poseer para agilizar operaciones y mantenerse de líder compitiendo eficazmente en los negocios son*:

• Responder instantáneamente o anticipar las necesidades de los clientes.
• Reaccionar rápidamente para contrarrestar las acciones de la competencia.
• Tomar medidas operativas que soporten las decisiones administrativas adoptadas.
• Emplear tecnología que catapulte y maximice el capital humano.
• Implementar controles de productividad rigurosos y eficientes.
• Utilizar toda la información disponible para motivar la productividad del individuo y/o grupo.
• Proveer las herramientas y recursos de trabajo necesarios.
• Tratar el capital humano como un activo circulante, no como un gasto.
• Gerentes y empleados son colaboradores entre ellos, no son adversarios.
• Usar recursos disponibles de tiempo y capital de una forma estratégica para apoyar la gestión empresarial.

* Next Generation ERP and the Rise of the Agile Organization

Todos estos elementos combinados han venido con el tiempo tomando forma y creando su propia identidad. Utilizando una palabra lo podríamos llamar ERP (Enterprise Resource Planning).

¿Como pueden los ERP poner a la empresa en movimiento y agilizarla? Para comenzar, analicemos el elemento tiempo. Un ERP efectivo debe de mantener al usuario informado constantemente de las excepciones que ocurren en el campo de trabajo. Esto se logra mediante la disponibilidad o acceso al ERP, para lo cual debe contar con un método de acceso que utilice las redes públicas y privadas, y además sea capaz de proveer una estabilidad operativa confiable. Comunicación es la clave de entrada. Mantener el ERP en constante comunicación con los suplidores, clientes y empleados, a todas horas del día 7 días a la semana.

Esta comunicación trae consigo una gran carga y responsabilidad, y se puede traducir en un equipo humano de soporte que provea ese vehículo de acceso y garantice la estabilidad requerida por la empresa. Definamos lo anterior como “Infraestructura”.

Combinando infraestructura y principios empresariales para ser “ágil”, podemos resumir que para llegar a ese estado nuestro ERP debe contar con las siguientes características:

1. Que utilice medio de comunicaciones estándares (IP)
2. Que los “tiers” (o capas) utilizados sean únicamente dos (servidor y cliente)
3. Que el cliente sea uno con una interfaz común a otras aplicaciones (browser) nativo del sistema operativo y:
1. Sea fácil de usar.
2. Utilice estándares de navegación conocidos (Web).
3. Que sea utilizable en clientes de configuración reducida (thin clients).
4. Que el servidor(es) provea(n) los siguientes servicios:
1. HTTP.
2. SMTP y POP.
3. Base de Datos.
4. Servidor de Aplicaciones.
5. Almacenamiento protegido (RAID-5, RAID-6, Mirror).
6. Respaldo (backup).
7. Seguridad y cifrado de datos.
8. Colas de trabajo y programación de actividades desatendidas.

En nuestro próximo artículo continuaremos con el análisis del ERP y la infraestructura requerida, y si esa combinación de elementos nos hará mas competitivos o si nos sacará del mercado.